När regeringen lättade på restriktionerna under den första karantänen var många verksamheter inom offentlig servering inte förberedda – det efterlängtade tillståndet att återuppta verksamheten kom oväntat, och på grund av bristande förberedelser gick mer än en arbetsvecka förlorad. ”Just därför att vi inte vet exakt när det kommer att ske måste vi vara redo!” uppmanar Jurgita Viltrakienė och Ieva Vaičiūnaitė, specialister på den gastronomiska konsultbyrån ”Kitchen Rules”, och presenterar de viktigaste stegen och arbetsordningen inför öppningen.

Arbeten i köket eller förnyelse av möblerna i serveringslokalen kan vara en viktig del av förberedelserna, men långt ifrån den enda. När vi besöker andra länder förundras vi ofta: så lite uppmärksamhet ägnas åt inredningen, men restaurangerna och kaféerna är ändå fulla av gäster. Varför? Därför att denna verksamhet är mer än bara matservering. Det är en serviceverksamhet vars långsiktiga grund utgörs av en kultur av gästfrihet.

För att personalen ska ta till sig denna kultur behövs en heltäckande medarbetarutbildning. Ett målmedvetet förberett team kan inte bara utföra sina grundläggande uppgifter – det vill säga ta emot beställningar eller tillaga rätter – utan också skapa unika upplevelser som får gästerna att vilja komma tillbaka gång på gång. Därför är det värt att använda denna tid till utbildning: serviceutbildning för medarbetare och chefer, kompetensutveckling, företagets strategi ”Vad förändrar vi efter karantänen?” eller till och med planering av expansion.

Representanterna för den gastronomiska konsultbyrån ”Kitchen Rules” delar med sig av de viktigaste verksamhetsfaserna inför en genomtänkt och konstruktiv öppning av en gastronomisk verksamhet efter karantänen.

Checklista över de viktigaste åtgärderna

- Sätt upp försäljningsmål. Bedöm vilka rätter och drycker som är mest lönsamma och som bör utgöra 70 % av den totala omsättningen. Viktigt: glöm priset som det enda och främsta verktyget i er affärsverksamhet.

- Se över den gamla menyn och förbered en ny utifrån de fastställda försäljningsmålen. Skynda inte med att ta bort särskilda rätter och drycker som, även om de inte når upp till den önskade marginalnivån, bidrar till er särprägel.

- Sätt samman det team som behövs utifrån försäljningsplanerna och medarbetarnas kompetenser.

- Inventering. Inte bara av köket, baren och lagret, utan även av sociala medier. Inte bara av själva kaféet, restaurangen eller baren, utan också av medarbetarna, som är de bästa ambassadörerna för ert företags image och som snabbast kan dela nyheter.

- Se er omkring och välj ut tre huvudkonkurrenter. Analysera deras styrkor och svagheter. Utse en ansvarig kollega som kan göra detta varje vecka, eftersom marknaden kommer att vara mycket dynamisk och anpassa sig till nya konsumentvanor som har formats under karantänen.

När ni genomför detta steg bör ni ta hänsyn till dagens situation: sannolikt har vi alla lärt oss att laga mat under karantänen, och därför kommer vi att söka nya upplevelser på kaféer, restauranger och andra gastronomiska platser. Och om dessa gör intryck kommer vi att vilja dela dem med vår närmaste omgivning och naturligtvis med våra följare på sociala medier.

- Delta i utbildningar i gästvänlig service, där frågor om organisationskultur och särprägel behandlas. Detta säkerställer en krets av lojala gäster och, ur ett långsiktigt perspektiv, även verksamhetens lönsamhet. Utbildningen kan arrangeras i en form som passar medarbetarna – till exempel via en intern Facebook-grupp, där det är praktiskt att titta på videolektioner, diskutera, dela nyheter och därigenom tillsammans skapa en stark grund för ert gastronomiska projekt.

HORECA-expert: fokusera på kundernas behov

”Hela gastronomisektorn i Europa är stängd, men sannolikt inte så länge till. Vi längtar efter den dag då gatorna och restaurangerna åter är fulla och köerna ringlar vid entréerna. Det kommer att vara som en ’ketchupeffekt’ – alla rusar samtidigt till samma ställen”, delar den erfarne HORECA-konsulten Mike Hohnen med sig av sina insikter. ”Under denna tid kommer företagen naturligtvis att försöka utnyttja den ökade omsättningen maximalt. Är det bra? På kort sikt – ja: resultaten kommer sannolikt att överträffa våra förväntningar. Men på längre sikt blir det definitivt inte den avgörande faktorn som säkrar en stabil omsättning eller ständigt växande vinst.”

Vad ska man då göra? Enligt föreläsaren M. Hohnen, som har skrivit boken ”Best! No need to be cheap if you are”, är det mycket viktigt att redan nu stanna upp och reflektera om vi vill arbeta lönsamt och utveckla vår verksamhet. Svara på några frågor: Hur tar ni emot era återvändande lojala kunder? Hur välkomnar ni nya ansikten som är nyfikna och vill prova något nytt?

”Vi måste säkerställa att våra planerade åtgärder väcker en önskan hos varje kund att komma tillbaka. När vi öppnar dörrarna efter pandemin får vi en helt unik möjlighet att återigen skapa en särskild upplevelse som tryggar kundens lojalitet. Därför måste vi redan i dag börja arbeta med vårt team, forma tydliga lösningar för servicekulturen, fördjupa oss i alla kundtyper, förstå deras behov och möjligheterna att tillgodose dem”, råder experten inom tjänsteledning, som har utvecklat systemet ”Vinstkedjan” (eng. Profit chain), inspirerande.